Aktenvernichter für Homeoffice: Sicherheitsstufe & Tipps zum Kauf
Sensible Geschäftszahlen, Rechnungen, vertrauliche Konzepte, Angebote, Daten von Kollegen, Mitarbeitern oder eigene persönliche Unterlagen – auch im Homeoffice fallen häufig gedruckte Dokumente an. Wenn diese nicht mehr benötigt werden, ist eine professionelle Vernichtung nötig. Das gilt in der Regel für Papier inklusive Heftklammern, Büroklammern sowie auch für alte Disketten, Magnetbänder, Kredit- oder Chipkarten. Manche Homeoffice-Worker gehen dabei zu sorglos vor. Das kann Folgen haben – von geschäftlichen Indiskretionen bis zu Gesetzesverstößen oder Haftungsansprüchen Betroffener.
Erfahren Sie hier, wie Sie die heimische Aktenvernichtung professionell und gesetzeskonform durchführen.
27,90 €
inkl. 16% gesetzlicher MwSt.Details
Das Wichtigste in Kürze
- Aktenvernichter sollten die Datenträger in Partikel der benötigten Sicherheitsstufe zerkleinern, um der Datenschutzgrundverordnung und DIN-Normen gerecht zu werden
- Für kaufmännische Unterlagen ist in der Regel das Vernichten in der Sicherheitsstufe von mindestens 3 erforderlich
- Enthalten die Unterlagen persönliche Daten, ist meistens die Sicherheitsstufe 4 nötig
- Qualitätsgeräte haben einen Überlastungsschutz sowie vor Eingriffen geschützte Schneidwerke
- Aktenvernichter für etwa 100 Euro erfüllen meistens die Anforderungen an Aktenvernichtung im Home Office
Warum ein Aktenvernichter auch ins Home Office gehört
Zur professionellen Arbeit gehört nicht nur die IT-Sicherheit, sondern auch der Schutz von vertraulichen Daten, die auf physischen Datenträgern gespeichert werden. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt für alle Medien, also auch für Akten in Papierform oder Datenspeicher digitaler Daten (Kreditkarten, Mitarbeiterausweise und Zugangskarten, Disketten, Datensticks oder Magnetbänder).
Für die konkreten Anforderungen an die Vernichtung ist die DIN 66399 maßgeblich. Sie unterscheidet die Daten in drei Schutzklassen.
- Betriebliche Daten, deren Veröffentlichung die Betroffenen oder die Firma schädigen könnten, fallen meist unter die mittlere Schutzklasse.
- Die Schutzklassen werden wiederum den 6 Sicherheitsstufen (siehe unten) der Aktenvernichter zugeordnet.
- Im Home Office fallen beispielsweise häufig Daten mit persönlichen Informationen, zum Beispiel von Mitarbeitern oder Kunden, an. Werden diese in den Schredder gesteckt, muss das Gerät mindestens eine Vernichtungsleistung der Sicherheitsstufe 4 erbringen. Wer hingegen Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen vernichten möchte, kann mit Sicherheitsstufe 3 auskommen.
Schnittart und Sicherheitsstufe
Die Schnittart: Zerkleinern in Partikel oder Streifen – je nach Sicherheitsstufe.
- Einfache Aktenvernichter schneiden Papier und andere Datenträger in längliche Streifen. Für höhere Sicherheitsstufen ist dieser Streifenschnitt nicht ausreichend.
- Ein Homeoffice-Reißwolf der mittleren Preis- und Größenklasse schneidet in der Regel im Partikelschnitt, auch Kreuzschnitt genannt. Dabei wird das Schnittgut nicht nur in Längsstreifen zerkleinert, sondern die Streifen werden auch quer zerkleinert.
- Geräte, die das Material per Längs- und Partikelschnitt in Stückchen mit maximal 12 Quadratmillimetern Fläche schneiden, werden als Aktenvernichter mit Mikroschnitt bezeichnet.
Sicherheitsstufe, die Ihren Anforderungen entspricht
Nach Art und Vertraulichkeit der Daten, die Sie im Homeoffice vernichten möchten, sollte das Gerät mit der den Sicherheitsstufe ausgewählt werden. Im Zweifel empfiehlt sich die Auswahl eines Heim-Reißwolfes mit der nächst höheren Stufe. Dann können auch gesetzliche Anforderungen erfüllt werden, falls Sie später einmal weitere, noch vertraulichere Unterlagen oder auch wichtige persönliche Dokumente vernichten möchten.
Sicherheitsstufen von 1 bis 6
Von einfachen Streifen bis zum Secret Service-Standard:
Allgemeiner „Papierkram“ wird in der Stufe 1 im Längsschnitt in Streifen geschnitten. Diese dürfen maximal 1,2 Zentimeter breit sein. Wer es wirklich drauf anlegt, kann die entstehenden Streifen leicht wieder zum Originaldokument zusammensetzen. Etwas feiner schneiden Akten- und Datenvernichter der Sicherheitsstufe 2 (Streifen max. 0,6 Zentimeter, bei Querschnitt maximale Fläche der Schnipsel von 4 Quadratzentimetern).
Sicherheitsstufen 3: Basismodell für jedermann
Stufe 3 eignet sich für vertrauliches Schriftgut, zum Beispiel kaufmännische Unterlagen.
Hier sind die Streifen maximal 2 Millimeter breit. Schneidet der Schredder die Streifen auch noch quer, dürfen sie 4 Millimeter breit und höchstens 6 Zentimeter lang sein. Die maximale Fläche pro Schnipsel darf 2,4 Quadratzentimetern nicht überschreiten. Bei Mikrofilmunterlagen, EC- oder Kreditkarten gilt jedoch: Die im Auffangbehälter landenden Partikel dürfen maximal je 1 Quadratmillimeter groß sein.
Sicherheitsstufe 4 – zum Vernichten von sehr vertraulichen Unterlagen
Wer zum Beispiel mit personenbezogenen Daten, Betriebsgeheimnissen oder Patenten arbeitet, sollte sich für einen Aktenvernichter der 4. Stufe entscheiden.
Die maximale Fläche der Partikel beträgt bei Papier 30 Quadratmillimeter (in den Abmessungen maximal 2 Millimeter breit, 15 Millimeter lang). Kunststoffe von Kreditkarten und so weiter müssen vom Schneidwerk sogar in höchstens 0,5 Millimeter große Stückchen zerhäckselt werden.
Sicherheitsstufe 5 und 6 – für streng Vertrauliches
Stufe 5 besagt, dass ein Partikel höchsten 12 Quadratmillimeter groß sein darf: 0,8 Millimeter lang, 15 Millimeter breit.
Oberhalb der gängigen Normierungen der Sicherheitsstufen 1 bis 5 liegt die geheimdienstliche Sicherheitsstufe 6. Im Kreuz- beziehungsweise Partikelschnitt werden die Top Secret-Unterlagen auf höchsten 1 x 5 Millimeter Fläche zerschnitten. Eine Wiederherstellung gilt als nahezu unmöglich.
Technische Eigenschafte
Wichtige Eigenschaften eines Aktenvernichters, auf die beim Kauf Wert gelegt werden sollten: Sicherheit, Lautstärke, Blattanzahl und Schneideleistung.
Die im Handel erhältlichen Geräte sollten natürlich Basics der Sicherheit erfüllen: Dazu zählen ein Schutz, dass nicht versehentlich ins Schneidwerk gefasst werden kann. Insbesondere Geräte mit großer Schneidleistung und entsprechend breiter Öffnung haben hierzu besondere Schutztrichter oder Blenden. So soll vermieden werden, dass Finger, Hand oder Ärmel in die Schneidwerkzeuge gelangen.
Gehäuse, Motor und Stromverbindung
Gerätschaften müssen den gängigen Sicherheitsbestimmungen entsprechen.
Zur elektrischen Sicherheit gehört auch ein Überhitzungsschutz. Der schaltet den Aktenvernichter in der Regel ab, wenn er bei Dauerbetrieb überhitzt oder das Schneidwerk blockiert. Das Gehäuse von Qualitäts-Aktenvernichtern ist in der Regel aus robustem Kunststoff, der nicht bricht, wenn zum Beispiel das Auffangvolumen überstrapaziert wird.
Lärmschutz auch im Home Office
Achten Sie auf die Angaben zum Lärmpegel, die die Anbieter meist in Dezibel angeben.
Viele Geräte verursachen Geräusche von 60 bis 75 Dezibel. Das entspricht einem Staubsauger oder einem PKW! Bitte berücksichtigen Sie auch, wo Sie den Aktenvernichter aufstellen möchten. Neben dem Schutz der eigenen Ohren sollten Mitbewohner oder Nachbarn nicht gestört werden.
Blattzahl, Schneidleistung und Vernichtungskapazität
Die Hersteller geben an, wieviel Blatt Papier (oder Kunststoffkarten und so weiter) der Reißwolf auf einmal aufnehmen und zerkleinern kann.
Hier sparen viele Homeoffice- oder Privatnutzer häufig am falschen Ende: Aktenvernichter mit geringer Schneidleistung, bei dem das Schneidwerk schon bei einer Handvoll A4-Bögen stockt, sind nur empfehlenswert, wenn selten kleine Mengen anfallen. Das Vernichten weniger Dokumente dauert sehr lange, wenn ständig einzeln nachgeschoben werden muss. „Genervte“ Nutzer versuchen dann, zu viele Bögen auf einmal einzuschieben, was meist zum automatischen Abschalten führt.
Größe und Auffangvolumen
Insbesondere für kleine Heimarbeitsbüros können Geräte in Frage kommen, die kaum größer als ein heimischer Drucker sind.
Sie passen ins Regal oder können bei Bedarf hervorgeholt und angeschlossen werden. Sollten Sie jedoch ein mittleres Datenvolumen oder täglich einige Seiten zum Vernichten haben, empfiehlt sich ein größeres Standgerät. Neben der höheren Schneidkapazität bieten mittelgroße Geräte den Vorteil, dass das Auffangvolumen deutlich größer ist. Sie brauchen also nicht alle paar Minuten den Behälter auszuleeren.
Anschaffungskosten
Kleingeräte, mit denen Sie 5 oder 8 Blatt auf einmal schreddern können, sind bereits ab circa 30 Euro erhältlich.
Die mittelgroßen Standgeräte, deren Einschubtrichter zum Beispiel 10 Blatt fasst und deren Abfallkorb rund 25 Liter Auffangvolumen hat, sind oft für 60,- bis 100,- Euro zu haben. Bitte achten auf die vom Anbieter angegebenen Sicherheitsstufen, damit Sie den passenden Aktenvernichter für Ihr Homeoffice auswählen.
Einfache Bedienung im täglichen Gebrauch
Fast jeder moderne Aktenvernichter schaltet die Schneidmesser automatisch ein, wenn Sie Papier oder andere Datenträger hineinstecken.
Wichtig ist, die Maximalmenge pro Schnittvorgang nicht durch „Stopfen“ zu überreizen. Dann drohen häufige Papierstaus und Abschaltungen. Über die Stauanfälligkeit der Geräte im Normalbetrieb können Sie sich in Vergleichstests informieren. Ebenfalls wichtig für den effizienten Alltag im Homeoffice: Der Auffangkorb sollte einfach ausgeleert werden können. Im Idealfall geschieht dies durch direktes Herausziehen, ohne dass Sie Schneid- oder Motorgehäuse anheben müssen.
Die Stromkosten sind meist sehr gering
Aktenvernichter für Homeoffice verbrauchen im Schneidwerk-Betrieb in der Regel bis 200 Watt. Läuft Ihr Gerät zum Beispiel pro Monat vier Stunden, können Sie mit monatlichen Stromkosten von 20 bis 40 Cent rechnen.
Hinzu kommt der (geringe) Stromverbrauch im Standby-Betrieb. Den können Sie auf Null reduzieren, indem Sie eine schaltbare Steckdose nutzen und diese nur bei Bedarf einschalten.
Aktenvernichter kaufen
27,90 €
inkl. 16% gesetzlicher MwSt.Details
71,16 €
inkl. 16% gesetzlicher MwSt.Details
179,99 €
inkl. 16% gesetzlicher MwSt.Details
86,06 €
inkl. 16% gesetzlicher MwSt.Details
41,99 €
inkl. 16% gesetzlicher MwSt.Details
28,76 €
inkl. 16% gesetzlicher MwSt.Details
40,96 €
inkl. 16% gesetzlicher MwSt.Details
Aus Datenschutzgründen müssen Unterlagen sicher verwahrt bzw. vernichtet werden. Das sind beispielsweise Lohnabrechnungen, Bewerbungsunterlagen oder eine vertrauliche Ausarbeitung. Im Homeoffice stellt das oft eine Herausforderung dar, da keine abschließbaren Schränke zur Verfügung stehen. Ein Aktenvernichter kann hier Abhilfe schaffen und Unterlagen sicher vernichten.
FAQ Aktenvernichter Homeoffice
Ob Angestellter oder Selbständiger, auch im Homeoffice sind Sie zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung beziehungsweise Vernichtung vertraulicher Daten verpflichtet. Werfen Sie sie nicht einfach ins Altpapier oder in den Hausmüll – sondern vernichten Sie Datenträger regelmäßig und professionell. So erfüllen Sie kaufmännische Sorgfaltspflichten und vermeiden rechtliche Schwierigkeiten oder Bußgelder.
Ermitteln Sie zunächst, wieviele physische Datenträger sie in etwa pro Tag/pro Arbeitswoche vernichten möchten – und wie vertraulich die Daten darauf sind. Danach wählen Sie dann einen Aktenvernichter aus, der in Größe, Schneidvermögen und Preis passt – und vor allem das Schreddern in der erforderlichen Sicherheitsstufe bietet.
Für einen Aktenvernichter für Einzelbüros oder Heimarbeitsplätze sollten Sie mit einem Anschaffungspreis von 60,- bis 100,- Euro brutto rechnen. Wenn Sie selbständig sind, erhalten Sie nicht nur die gezahlte Umsatzsteuer zurück. Das Gerät kann als geringwertiges Wirtschaftsgut direkt abgeschrieben werden und mindert somit Ihr zu versteuerndes Einkommen.
