Büro zuhause einrichten: Rechte, Pflichten & Tipps

Gerade durch die Corona-Pandemie ermöglichen es Unternehmen ihren Mitarbeitern von zu Hause zu arbeiten – bzw. sind dazu gezwungen. Damit dies gelingt und auch zuhause ein produktives Arbeiten möglich ist, sollten vorher einige Fragen geklärt sein, um Inspiration, Gesundheit und Effizienz im Büro daheim sicherzustellen.

Aber das Büro bzw. das Homeoffice muss eingerichtet werden, aber wie? In diesem Beitrag finden Sie Tipps, was es bei der Homeoffice Ausrüstung zu beachten gibt

Homeoffice für alle?

Das Arbeiten „on-remote“ von Zuhause erspart die Fahrten zur Arbeit und das Warten im Stau. So sorgt es für mehr Work-Life Balance und eine enorme Flexibilität für Unternehmen und Arbeitnehmern.

Doch nicht jeder hat automatisch Recht darauf, von zuhause zu arbeiten. In großen Betrieben wird das Homeoffice meist mit dem Betriebsrat vereinbart. So haben die Mitarbeiter oft die Möglichkeit, beispielsweise bis zu 20% ihrer wöchentlichen Arbeitszeit von Zuhause aus tätig zu sein.
Auch in Zeiten von weniger Beschäftigung und Krisen kommen Unternehmen gerne auf die Homeoffice-Lösung zurück und nutzen so auch die Möglichkeit, keine weiteren Arbeitsplätze und Kapazitäten einzurichten. Das Homeoffice richtet sich dabei vor allem an alle, die Bürotätigkeiten ausführen.
Handwerker, Produktionsmitarbeiter und Personen, die anwesend sein müssen, um den Betrieb aufrecht zu erhalten, haben leider keine andere Option, als in den Räumlichkeiten der Firma anwesend zu sein.
In vielen Ländern bietet sich das Homeoffice selten als Alternative zur Büro-Präsenz an. Doch auch in vielen EU-Staaten gewinnt es an Popularität, da sowohl Arbeitnehmer und Betriebe die Chancen erkennen. Deutschland ist hier eher im Mittelfeld und kein Vorreiter.

Nutzung von Homeoffice in der EU | Quelle Statista (CC BY-ND 3.0)

Homeoffice Einrichten: Pflichten des Arbeitgebers

Bei der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes sind einige rechtliche Voraussetzungen zu beachten. Arbeitgeber unterliegen der Fürsorgepflicht für die Gesundheit ihrer Mitarbeiter und müssen auch bei der Bereitstellung eines Homeoffice zahlreiche Auflagen zu Arbeitsschutz und -Sicherheit zu erfüllen.

So sind Arbeitgeber seitens der Berufsgenossenschaft verpflichtet, den Arbeitsplatz ihrer Mitarbeiter zu besuchen und sicherzustellen, dass ergonomische Empfehlungen und Richtlinien, wie Sitzabstand, Beleuchtung und die richtige Höheneinstellung von PC, Bildschirm und Stuhl gewährleistet sind.
Ein Homeoffice Arbeitsplatz muss zudem angemeldet sein, damit auch Arbeitsunfälle versichert sind und die Mitarbeitenden die dafür entstandenen Aufwendungen steuerlich geltend machen können.
Der Arbeitgeber ist außerdem dafür verantwortlich, die technischen Voraussetzungen zu erfüllen. So müssen die Mitarbeiter über einen Zugang, beispielsweise über einen VPN-Tunnel verfügen und mit der notwendigen Software ausgestattet und darin geschult sein, um an virtuellen Meetings teilzunehmen und Dateien im Cloud Speicher für die anderen Kollegen abzulegen.

Homeoffice einrichen: Notwendige Ausrüstung

Auch die Arbeitnehmer benötigen etwas Vorbereitungszeit, um sich ein kleines und gut ausgestattetes Büro einzurichten.

Ergonomische Ausrüstung

Besonders wichtig ist es, auf eine ergonomische Ausrüstung zu achten.

Hierzu zählen höhenverstellbare Tische und ein gut einstellbarer Bürostuhl. Die Arbeitshöhe sollte nicht unterschätzt werden. Wer häufig auf der Couch arbeitet, wird bald von Rückenschmerzen geplagt.
Zudem sollten die Strom- und Internetkabel sicher verlegt werden, um Stolperfallen auszuschließen.
Da die Arbeit am Laptop die Augen anstrengt, sollte zudem in einen Bildschirm investiert werden und der Laptop über eine gut funktionierende und kompatible Dockingstation verbunden sein.
Eine gute Bürolampe und Sonnenschutz, um eine Blendung zu vermeiden, sind ebenfalls wichtig, um langfristig gesund zu bleiben.

Wohlfühlatmosphäre am Arbeitsplatz

Doch nicht allein die Ausstattung ist wichtig, sondern das Büro sollte zudem ein Rückzugsgebiet sein, an dem Arbeitnehmer sich gut konzentrieren können und ungestört ihrer Arbeit nachgehen. Dies umfasst eine angenehm gestaltete Räumlichkeit, mit wenig Deko, aber dafür Helligkeit und Platz, seiner Kreativität freien Lauf zu lassen.

Eine helle Wand und Bilder, die inspirieren sind ebenso wichtig für ein produktives Arbeiten, wie die ergonomische Grundausstattung des Büros Zuhause.
Auch im Homeoffice sollte dafür gesorgt werden, dass die regelmäßigen Bildschirmpausen eingehalten werden und gesunde Snacks und Wasser oder Fruchtschorlen bereitstehen, um die Arbeit zu unterstützen und den Körper und Geist regelmäßig mit den erforderlichen Nährstoffen zur Anregung der Konzentration und Erhalt der Gesundheit zu versorgen.
Auch regelmäßiges Lüften sorgt für eine ausreichende Sauerstoffversorgung und regt mit einem Blick ins Grüne oder in die Weite die Kreativität an. Die angenehme Arbeitsatmosphäre ist eine wichtige Voraussetzung, die das Arbeiten aus dem Büro Zuhause unterstützt und fördert.

Alleine im Homeoffice aber nicht isoliert

Trotzdem sollte vor einer sozialen Isolation geachtet werden, die sich schnell einstellt, wenn man allein und ganz ohne Kollegen arbeitet.

Gute Headsets und eine Webcam sowie eine ausgefeilte Software für Videokonferenzen helfen, die sozialen Kontakte auch weiterhin aufrecht zu erhalten und einen regelmäßigen Austausch mit dem Team zu haben, um gemeinsam die Ziele und Arbeitspakete erfolgreich zu vervollständigen und das „Wir-Gefühl“ zu stärken.
Termine und Meetings gibt es natürlich weiterhin. Auch wenn sich die Teilnehmer hier noch viel stärker an Regeln halten müssen als vorher.

Homeoffice Arbeitsplätze bieten Unternehmen auch Vorteile

Homeoffice-Arbeitsplätze sichern das Wachstum des Unternehmens, ohne dabei auf hoch qualifiziertes Personal zu verzichten und weitere Arbeitsplätze in den betrieblichen Einrichtungen einrichten zu müssen.

Außerdem tragen sie zu einem positiven und gesellschaftlich-sozialen Image für Arbeitgeber bei, da sie Innovation, Globalisierung und Technologisierung nicht nur demonstrieren, sondern auch in den Arbeitsalltag transferieren und lebendig gestalten.
So sind die Unternehmen und Arbeitnehmer auch vor Ansteckung und Überforderung durch weite Anfahrtswege oder fehlende Kita-Plätze abgesichert und können trotzdem weiter einer Erwerbstätigkeit nachgehen. Auch wenn Homeoffice und Kinder eine Herausforderung sein können.
Noch dazu profitieren sie von einer selbstbestimmten und flexiblen Arbeitsweise, die das berufliche Handeln flexibler macht und di Produktivität und Zufriedenheit – quantitativ und qualitativ zum Wachstum bringen.
Die Kosteneinsparnis durch die Miete, die Einrichtung des Arbeitsplatzes kann ebenfalls ein Vorteil sein. Diese sollte und muss allerdings auch an die Mitarbeiter weitergegeben werden.

Fazit: Homeoffice einrichten lohnt sich!

Das Homeoffice zeigt zahlreiche Pro und Contra auf, die es bei der Installation sowohl von Seiten des Arbeitgebers als auch der Arbeitnehmer zu beachten und umzusetzen sind.

Sind Technik, IT und Ausstattung erst einmal installiert, bietet ein Homeoffice zahlreiche Vorteile, die durchaus lukrativ sind. Wie Statistiken zeigen, erhöht sich die Produktivität von vielen Mitarbeiter im Homeoffice deutlich und trägt zu einem deutlich höheren Wohlbefinden bei.
Es ersetzt natürlich nicht die persönlichen Treffen. Diese sind und bleiben wichtig. Aber die Meetings-Marathons, die es in einigen Unternehmen gibt müssen es auch nicht sein.
Ein weiterer großer Vorteil ist, dass die Einrichtung von einem Homeoffice-Arbeitsplatz zudem gefördert wird. Gute Lösungsanbieter und Ausstatter informieren ihre Kunden ausgiebig darüber und sind bei der Beantragung der finanziellen Unterstützung behilflich.
Hierbei gibt es drei Kernelementen eines gut funktionierenden Homeoffice:
- Erhalt der Gesundheit und Vermeidung von Unfällen im Homeoffice.
- Förderung der Kreativität und Inspiration für effizientes Arbeiten und Produktivität.
- Gute Ausstattung zur Sicherung der Kommunikation und Steigerung der Work-Life-Balance.