Cloud-Speicher und Backup im Homeoffice: Daten sicher ablegen

Ablage und Sicherung sind zwei Dinge

Ein Cloud-Speicher wie OneDrive, Google Drive oder Dropbox macht Dateien auf allen Geräten verfügbar und gleicht Änderungen ab. Das ist praktisch, ersetzt aber keine Sicherung. Löschen Sie eine Datei versehentlich, ist sie auch in der Cloud weg. Eine Datensicherung ist eine unabhängige Kopie, die sich nicht automatisch mitverändert. Das Herstellen der Datensicherung kann zusätzlich auf einem anderen Medium für Datenspeicherung erfolgen, um typische technische Risiken zu mindern.

Die 3-2-1-Regel

Eine bewährte Faustregel für Sicherungen lautet: drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei verschiedenen Medien, eine davon außer Haus. Für das Homeoffice heißt das zum Beispiel: die Arbeitsdateien auf dem Laptop, eine Sicherung auf einer externen Festplatte und eine Kopie in der Cloud. Brennt es oder wird eingebrochen, bleibt die Cloud-Kopie. Fällt der Cloud-Dienst aus, bleibt die Festplatte.

Die Möglichkeiten im Vergleich

Ein NAS ist ein Netzwerkspeicher im eigenen Heimnetz. Allgemein wird ein NAS eingesetzt, um ohne hohen Aufwand unabhängige Speicherkapazität in einem Rechnernetz bereitzustellen. Es sichert Laptops automatisch, stellt Dateien für alle im Haushalt bereit und kann sich selbst wiederum in die Cloud sichern.

Modelle nach Bedarf

• Einzelne Dateien – Ein USB-Stick wie der SanDisk Ultra Dual Drive Go mit USB-C und USB-A reicht, um Dateien zwischen Geräten zu tragen. Als Sicherung taugt er nicht.
• Sicherung für einen Laptop – Externe Festplatten mit 2 Terabyte von Seagate, WD oder Toshiba kosten um 105 bis 125 Euro und reichen für mehrere vollständige Sicherungen.
• Automatisch für mehrere Geräte – Die Synology DiskStation DS124 hat einen Schacht, die DS224+ und das UGREEN NASync DH2300 zwei. Bei zwei Schächten spiegelt das NAS die Daten auf zwei Festplatten.

Sicherung einrichten

Richten Sie die Sicherung so ein, dass sie ohne Nachdenken läuft. Windows bringt mit dem Dateiversionsverlauf, macOS mit Time Machine eigene Werkzeuge mit. Schließen Sie die Festplatte einmal pro Woche an oder lassen Sie das NAS täglich sichern. Prüfen Sie gelegentlich, ob sich eine Datei aus der Sicherung tatsächlich wiederherstellen lässt. Erst dann wissen Sie, dass sie funktioniert.

Verschlüsseln Sie externe Festplatten, auf denen dienstliche oder persönliche Daten liegen. Geht die Platte verloren, kann niemand die Daten lesen. Windows und macOS bieten dafür eingebaute Funktionen. Bewahren Sie das Passwort getrennt von der Festplatte auf, etwa in einem Passwortmanager, sonst ist die Sicherung im Ernstfall nicht lesbar.

Planen Sie auch den Fall, dass der Laptop komplett ausfällt: Wissen Sie, wo die Sicherung liegt und wie Sie sie auf einem neuen Gerät wiederherstellen?

Dienstliche Daten

Für Angestellte gelten die Vorgaben des Arbeitgebers. Dienstliche Dateien gehören in die freigegebenen Systeme, nicht auf private Festplatten oder in private Cloud-Konten. Welche Regeln im Homeoffice gelten, beschreibt der Beitrag Homeoffice: Regeln und Gesetze. Papierunterlagen, die nach dem Scannen nicht mehr gebraucht werden, entsorgen Sie mit einem Aktenvernichter. Für die Arbeit mit Dokumenten im Team finden Sie Hinweise unter Office-Programme, für das Zeigen von Inhalten im Call unter Screen-Sharing.