Screen-Sharing im Homeoffice: Inhalte im Call zeigen und erklären

Sicher teilen

Teilen Sie, wann immer möglich, nur das Fenster, um das es geht, und nicht den ganzen Bildschirm. Sonst sehen alle Teilnehmenden Benachrichtigungen, den Posteingang oder private Tabs. Schalten Sie vor der Präsentation den Nicht-stören-Modus ein, damit keine Nachrichten aufpoppen. Schließen Sie Dokumente mit vertraulichen Inhalten, die nicht zum Termin gehören.

Mit zwei Bildschirmen präsentieren

Ein zweiter Bildschirm macht Präsentationen deutlich entspannter. Auf dem einen läuft der geteilte Inhalt, auf dem anderen sehen Sie Chat, Teilnehmende und Notizen. Am Laptop geht das mit einem externen Monitor, den Sie über USB-C oder eine Dockingstation anschließen. Bei Notebooks heißen kleinere Varianten auch Portreplikator, und die Wikipedia merkt an: Bei Notebooks werden auch Portreplikatoren eingesetzt, wobei die Begriffe teilweise irreführend verwendet werden. Entscheidend ist, dass zwei Bildschirmausgänge vorhanden sind, mehr dazu unter USB-C-Hub und Dockingstation.

Erklären mit Stift

Wer im Call Abläufe skizziert, Folien kommentiert oder Mathematik erklärt, kommt mit der Maus schnell an Grenzen. Ein Grafiktablett macht aus dem Stift eine Maus mit Druckempfindlichkeit. Bei fortgeschrittenen Modellen können weitere Informationen wie Stiftneigung, Stiftdrehung, Fingerdruck oder mehrere Werkzeuge erkannt werden. Für Skizzen im Whiteboard der Konferenzsoftware reichen einfache Modelle wie das Wacom Intuos S oder das XP-Pen Star G640.

Papier zeigen

Manchmal liegt der Inhalt auf Papier: ein unterschriebener Vertrag, eine Handskizze, ein Formular. Mit dem Smartphone über dem Blatt wackelt das Bild. Eine Dokumentenkamera steht auf dem Tisch, schaut von oben auf das Papier und meldet sich am Rechner wie eine Webcam. In der Konferenzsoftware wählen Sie sie als Kamera oder als zweite Videoquelle. Modelle von PAKOTOO und IPEVO lösen A4-Seiten scharf auf.

Hilfsmittel im Überblick

Gute Gewohnheiten

• Vorher testen – Eine kurze Probe mit einem Kollegen zeigt, ob Schrift lesbar und Ton hörbar ist.
• Schrift vergrößern – Auf kleinen Laptops der Teilnehmenden wirkt Ihre Tabelle winzig. Zoomen Sie auf 125 bis 150 Prozent.
• Maus langsam bewegen – Schnelle Bewegungen kommen bei schwacher Verbindung ruckelnd an.
• Video mit Ton – Wer ein Video zeigt, aktiviert in der Freigabe die Option für den Computerton.

Ruckelt die Freigabe regelmäßig, liegt es meist an der Verbindung. Wie viel Bandbreite Sie brauchen, berechnet der Internet-Bedarf-Rechner. Für Präsentationen vor Kunden im eigenen Büro kann auch ein Beamer sinnvoll sein. Klarer Ton bleibt wichtiger als jedes Bild, ein Headset sorgt dafür, dass Ihre Erklärung ankommt.

Fernwartung ist etwas anderes

Bei der Bildschirmfreigabe sehen andere zu, bei der Fernwartung steuern sie Ihren Rechner. Das ist praktisch, wenn die IT-Abteilung ein Problem lösen soll, birgt aber Risiken. Erlauben Sie Fernzugriff nur über das Werkzeug, das Ihr Arbeitgeber vorgibt, und nur Personen, die Sie kennen. Unaufgeforderte Anrufe angeblicher Support-Mitarbeiter, die um Fernzugriff bitten, sind eine bekannte Betrugsmasche. Beenden Sie die Sitzung, sobald die Hilfe abgeschlossen ist, und prüfen Sie, dass kein Programm dauerhaften Zugriff behält.

Für Präsentationen vor größerem Publikum lohnt sich der Präsentationsmodus der Folienprogramme. Er zeigt Ihnen Notizen und die nächste Folie, während die anderen nur die aktuelle Folie sehen.