Homeoffice Kosten: Wer zahlt die Ausrüstung & Nebekosten?

Arbeiten Sie als Angestellter oft oder sogar fast immer im Homeoffice? Oder hat sich Ihre Tätigkeit, beispielsweise während der Corona-Krise, vom betrieblichen Arbeitsplatz zum heimischen Schreibtisch verlagert? Dann fallen Kosten an – zum Beispiel für Strom, Heizung, für Betriebsmittel wie einen professionellen Bürostuhl, für Drucker, Papier, für Telefon-, Internet- und Computernutzung. Muss Ihr Arbeitgeber diese Kosten vollständig übernehmen? Lesen Sie hier die Antworten auf wichtige Fragen.

Welche Kosten betrifft es?

Arbeitgeber und Finanzämter sehen die Anschaffung des heimischen Wohnzimmertisches und ähnlichem meist nicht Homeoffice-Kosten an… Wenn Sie jedoch Ihr Homeoffice fast ausschließlich zum betrieblichen Arbeiten nutzen, dann können Sie viele der den Raum betreffenden Kosten geltend machen.

Die wichtigsten Kosten im Homeoffice sind

• Raumkosten (anteilig Miete oder Abschreibungen auf Eigentum/kalkulatorische Miete)
• Raumnebenkosten (anteilig Strom, Heizung, Versicherungen)
• Hardware-Kosten, zum Beispiel, wenn die Firma keinen Laptop bereitstellt, sondern wenn Sie Ihren privaten Laptop (oder Ihr Tablet oder Smartphone) für die Arbeit nutzen
• Software-Kosten (zum Beispiel für zusätzlich anzuschaffende Sicherheitssoftware, wenn die privat genutzte nicht ausreicht)
• Büroeinrichtung wie Bürostuhl, Schreibtisch, Aktenregale
• Büroartikel wie Aktenordner, Aktenhüllen, Hefter, Locher
• Verbrauchsmaterialien wie Papier, Druckertoner, Kugelschreiber, Büroklammern
• Leitungskosten (Internet, Telefon)
• Renovierung und Instandhaltung des häuslichen Arbeitszimmers

Gesetzliche Regelungen & Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber

• Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitsplatz auszustatten – aber nur, wenn er die Arbeit im Homeoffice fördert oder anordnet, nicht, wenn der Arbeitnehmer es unbedingt will.
• Hinzu kommen eventuelle Betriebsvereinbarungen oder Branchentarifverträge.
• Es empfiehlt sich immer, das Gespräch mit Vorgesetzten oder der Personalabteilung zu suchen, bevor Entscheidungen übers Homeoffice getroffen werden und Kosten entstehen.
• Ist eine Lösung gefunden, sollte diese schriftlich festgehalten und von Arbeitgeber und -nehmer unterzeichnet werden – möglichst als Ergänzung zum Arbeitsvertrag.

Welche Kosten sind für die Ausrüstung zu erwarten?

Das kann nicht pauschal gesagt werden.

• Grob gesagt fallen für ergonomische Büromöbel (Bürostuhl, möglichst höhenverstellbarer Schreibtisch) etwa 1.000 bis 1.500 Euro an.
• Ein Laptop, der oft vom Arbeitgeber bereitgestellt wird, schlägt mit rund 500 bis 800 Euro Hardware-Kosten zu Buche.
• Zuzüglich fallen etwa 100 bis 200 Euro Kosten für Software-Lizenzen an.
• Sonstiges Equipment wie Webcam, Konferenzmikrofon, Lampe, Regale oder Drucker sind meist für wenige Hundert Euro zu haben.

Welche Ausrüstung gibt es meistens schon, welche muss noch angeschafft werden?

In aller Regel sind in modernen privaten Haushalten Internet- und Telefonverbindungen vorhanden. Auch Heizung, Stromversorgung und Gebäudeversicherungen gehören zum Standard.

• Regale, manchmal auch ein ergonomischer Bürostuhl und ein professioneller Schreibtisch, sind allerdings nicht immer vorhanden.
• Arbeitsgeräte wie Laptops oder Smartphones der Firma bekommt der Arbeitnehmer häufig schon beim Arbeiten im Betrieb bereitgestellt. Das heißt, er oder sie kann die Geräte häufig relativ leicht mit ins Homeoffice nehmen.

Welche Nebenkosten können für das Homeoffice anfallen?

Dies können Miete, Strom- und Heizkosten sein. Hinzu kommen anteilig die Gebäudeversicherung oder Gebühren für Müllabfuhr und ähnliches.

Beispielrechnung pro Monat

1. Miete und Nebenkosten wie Heizung usw.
   • 4-Zimmer-Wohnung, 110 Quadratmeter, davon ein Arbeitszimmer (keine „Arbeitsecke“ und kein Mehrzweck- oder Durchgangszimmer!) mit 22 qm Fläche, also 20 % der Gesamtfläche:
   • 20 % der Miet- und Nebenkosten von 900 Euro = 180 Euro könnten vom Arbeitgeber übernommen werden.
2. Strom
   • Hier sollte eine Aufwandspauschale vereinbart werden, damit an Laptop und Drucker kein Stromzähler nötig ist…
   • Stromkosten für die Wohnung 80 Euro, davon pauschale Mehrkosten durch das Homeoffice = 20 Euro
3. Nutzung des eigenen PCs oder Laptops sowie der heimischen Internetverbindung
   • Hier wird oft davon ausgegangen, dass die Geräte und Infrastruktur „eh da sind“. Deshalb werden meist, wenn überhaupt, Pauschalen erstattet.
   • Zum Beispiel pauschal Beteiligung an Laptopnutzung, WLAN usw. = 100 Euro
4. Verbrauchsmaterialien wie Druckertoner, Papier usw.
   • Pauschal 20 Euro (nur bei größeren Ausgaben einzeln belegen und abrechnen, um den Verwaltungsaufwand für alle klein zu halten)

Insgesamt würden Sie als Arbeitnehmer in diesem Beispiel also 320 Euro pro Monat erhalten.

Kostenübernahme größerer Anschaffungen

Hinzu können Kostenübernahmen von größeren Beträgen kommen. Diese sollten einzeln außerhalb der monatlichen Pauschalbeträge abgestimmt werden:

• Das sind zum Beispiel Kosten für neue Möbel – vor allem für eine eventuell nötige Erstausstattung wie einem Schreibtisch und einem modernen Bürodrehstuhl für beispielsweise insgesamt 1.350 Euro.
• Auch an der Renovierung des Arbeitszimmers kann sich der Arbeitgeber beteiligen. Wenn ein Maler die gesamte Wohnung für 2.000 Euro neu streicht, wären das im obigen Beispiel 20 % = 400 Euro für das Renovieren des Arbeitszimmers.

Bevor Sie größere Anschaffungen tätigen oder Handwerker fürs Homeoffice beauftragen, stimmen Sie sich bitte immer mit Ihrem Arbeitgeber ab.

Die aufgefürten Beiträge sind nur als Beispielrechnung zu verstehen.

Weitere Tipps